Clean Desk: Endlich mehr Ordnung im Büro oder das Ende des kreativen Chaos?

Papierstapel, Aktenordner, private Erinnerungsstücke – manch ein Schreibtisch ähnelt einem undurchdringlichen Dschungel, einem illustren Sammelsurium aus Dingen, die sich über lange Zeit angesammelt haben. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf die „Clean Desk“-Policy. Doch was gilt es dabei zu beachten?

Zunächst einmal sollten Unternehmen klären, was „Clean Desk“ aus ihrer Sicht bedeutet:

Muss der Schreibtisch frei sein von
– Papier
– Büromaterial
– Desktop
– Telefon
– oder allem?

Wann muss der Schreibtisch frei sein
– bei Verlassen des Schreibtisches für x Stunden
– bei Verlassen des Arbeitsraums am Abend- wenn der Arbeitsraum nicht abschließbar ist?

Wie verhält es sich bei Projektarbeits-, bei Meeting-Räumen, welche Regeln gelten dort?

Die Antworten hängen davon ab, welche Clean-Desk Policy ein Unternehmen verfolgen möchte, welches Arbeitsplatzkonzept und welche Zielsetzung dahinter stehen.

Die Durchsetzung einer „Clean Desk“-Policy funktioniert nur mit knallharter Konsequenz und vor allem nur dann, wenn für alle dieselben Regeln gelten.

1. Im nonterritorialen Büro, in dem weniger Arbeitsplätze ausgewiesen sind, als Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, muss der Arbeitsplatz komplett beim Verlassen freigeräumt werden. Denn es ist schlicht eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter aufgabenbezogen mehrere Arbeitsplätze nutzen können. Welche Regeln gelten, sollte durch die Betroffenen festgelegt werden.

2. Für Vertraulichkeit und Datenschutz ist Clean Desk ebenfalls eine der notwendigen Maßnahmen. Was nicht offen auf dem Schreibtisch rumliegt oder auch direkt im PC eingesehen werden kann, das kann von den Kollegen und vom eventuellen Publikumsverkehr nicht eingesehen werden. Diese Anforderung ist unabhängig vom Arbeitsplatzkonzept.

3. Um Verwaltungskosten einzusparen und Prozesse effizienter zu gestalten, wird häufig ein Dokumentenmanagement- bzw. auch Workflow-System eingeführt. In dieser Situation dient die „Clean Desk“-Policy als „Controlling-Instrument“, mit der auch die eigene Arbeitstechnik oder die Selbstorganisation verbessert werden kann.

4. Das „Ambiente“ des Büros bestimmt über das Sich-Wohlfühlen am Arbeitsplatz. Beim Betreten eines Raumes machen wir uns bereits „ein Bild“ von seinen „Bewohnern“, ihrem Geschmack, ihrem Alter, ihrer Stellung, bevor auch nur das erste Wort gesprochen wurde. Das Ambiente „erzählt“ von den Einstellungen und Visionen eines Unternehmens. Mitarbeiter stufen ihr Unternehmen nach dem ein, was sie um sich herum wahrnehmen können, und Führungskräfte wirken an ihrem Arbeitsplatz so, wie ihr Raum eben wirkt. Büros werden zu Markenzeichen des Unternehmens und Clean Desk kann dazu beitragen.

5. Die Papierstapel erinnern an Unerledigtes – und sorgen für schlechtes Gewissen. Das ist selbst für ordentliche Menschen eine Herausforderung. Dabei hat ein (auf-)geräumter Arbeitsplatz Vorteile. Unaufgeräumte Schreibtische und Desktops können die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Aktuell zu bearbeitende Aufgaben liegen neben mittel- oder langfristigen Projekten – und die unbearbeiteten Aufgaben rufen sich dadurch immer wieder ins Gedächtnis. Das lenkt nicht nur die Aufmerksamkeit immer wieder vom Aktuellen ab, sondern macht dem Mitarbeiter auch ein schlechtes Gewissen.